Ceed × 東洋化学商会｜受注業務の仕組み全体図（案）

FAX・メールの注文が、打ち込みなしでスマイル V2 に入るまで

入口は今のまま、FAX とメール。届いた注文を AI が 1か所に集めて読み取り、自信のない所に印をつけて社員の方に見せます。社員の方が確認して OK を押すと、スマイル V2 に取り込むデータができあがります。スマイル V2 には手を加えません。

この流れを画面で触れるデモはこちら →

新しく足す AI の仕組み社員の方が判断する所今のまま使うもの

STEP 1受け取る入口は今のまま

FAX各拠点の複合機に届く（手書き含む）

複合機の転送設定で、届いた FAX を PDF にして受注用アドレスへ自動で送る
拠点ごとに同じ設定を1回入れるだけ。紙の受け取りは今まで通り

メールお客様から受注担当あてに届く

受注用アドレスを1つ決め、今の受信箱から自動で転送
本文・添付の PDF や Excel もそのまま読める

STEP 2集めるAI 受注受け箱

受注受け箱（クラウド）新しく足す全拠点の FAX とメールが、届いた順に1か所へ並ぶ。どの拠点の注文も全員が見られるので、人が足りない拠点や災害時も別の拠点が代わりに処理できる。

STEP 3読み取るAI

注文の中身を読み取る新しく足す届いたものから順に、自動で次の3つを行う。メールはすぐ、FAX も届いて数分以内。

① 文字にする手書き・かすれた FAX も文字に起こす

② 項目を抜き出す得意先・品名・数量・届け先・希望納期

③ 正式品番に合わせるお客様ごとの呼び方を、スマイルの商品・得意先に照らし合わせる

最初に、紙で残っている過去の FAX でお客様ごとの書き癖を覚えさせておく

STEP 4印をつけるAI

確かめてほしい所に色をつける新しく足す自信がある所はそのまま、迷った所だけ色をつけて人に回す。印がつくのは例えばこんな時。

字が読みにくい品番の候補が2つ以上あるいつもより数量が多い・少ない初めてのお客様・初めての書き方

STEP 5人が確認社員の方

見比べて OK を押す社員の方文字の羅列ではなく、原本と読み取り結果を並べた画面で確認する。色のついた所だけ見ればよい。

左：届いた FAX（原本）

○○商事御中
ハンドスプレー白　２０ケース
納期 11/8 着希望

右：AI の読み取り結果

得意先○○商事（本店）品番候補2件 → 選択数量20 ケース納期11/8 着

直した内容は AI が覚え、次から同じ間違いをしない

STEP 6取込データを作るAI

スマイル V2 が読める形で書き出す新しく足すOK が押された注文から順に、スマイル V2 の受注取込の形式（CSV）にまとめる。手で打ち込む作業はここでなくなる。

STEP 7スマイル V2今のまま

受注として登録される今のまま取込データを読み込めば受注処理が完了。在庫の出荷・仕入先への発注・売上計上は、今と同じ運用で続ける。スマイル V2 自体には手を加えない。

最初に作る範囲：STEP 1〜6（受け取ってから取込データができるまで）。 詰めたいこと：FAX の取り込み間隔（翌日出荷に間に合う線）／スマイル V2 への取り込みを自動にするか、1日数回まとめて読み込むか。出典: 2026年11月4日打ち合わせ（東洋化学商会熊地様・村上様／Ceed ミア）。画面の注文内容は説明用の例です。